Spoštovani uporabnik Microsoft Internet Explorerja!

Spletni brskalnik, ki ga uporabljate, ne omogoča polne funkcionalnosti spletnega portala MojObrtnik. V izogib težavam pri delu s portalom vam predlagamo, da uporabite sodobne spletne brskalnike kot so Google Chrome, Mozilla Firefox ali Microsoft Edge.

Hvala lepa za razumevanje.
Podjetno

Povratno sporočilo je zdravilo za večjo učinkovitost

avgust 2019  |   OZS

V podjetjih se dnevno dogaja, da je potrebno korigirati in usmerjati kakšen proces, vplivati na zaposlene, stranke, komunicirati na odnosno primeren način in hkrati tudi motivirati zaposlene, da opravijo svoje naloge. Odgovorni v podjetjih porabijo precejšnja sredstva za rešitve na omenjene zahteve, hkrati pa se ne zavedajo, da obstaja učinkovita, preprosta in hitro naučljiva rešitev. Povratno sporočilo zadovoljuje prav vsem kriterijem za uporabo, hkrati pa dodaja še del, ki je pomemben prejemnikom povratnega sporočila, saj skrbi za dobre odnose.

V želji po doseganju ciljev se v podjetjih pogosto zgodi, da se vsi viri usmerijo v doseganje ciljev, zaposleni, ki cilje dosegajo, pa prehitro pozabijo. S povratnimi sporočili poskrbimo, da bodo zaposleni še bolje opravljali svoje delo. Upam si trditi, da ne le še bolje, temveč da ga sploh bodo. Pomembna motivacija v podjetjih so namreč odnosi, natančneje dobri odnosi. Po raziskavah naj bi celo do 70 % zaposlenih navedlo, da so delovno mesto zamenjali zaradi slabih odnosov.

Lahko bi šli raziskovat, katere potrebe vse zadovoljuje povratno sporočilo. Imate kdaj potrebo, da poveste svojo zamisel, idejo, pogled, da daste svoje mnenje ali komentar? S povratnim sporočilom boste zadovoljili potrebo po vplivanju. Ste kdaj nekaj naredili, pa niste čisto dobro vedeli, kaj si drugi mislijo, ali je nekaj v redu ali ni, deluje v praksi ali ne, je nekaj na pravem mestu itd. S povratnim sporočilom jim damo dovoljenje, da vplivajo nazaj na nas in nam dajejo potrditve ali kritike. Če jim je bilo v redu, se nas dotakne, in če jim ni bilo v redu, se nas tudi dotakne. V ozadju je potreba, da drugi vplivajo na nas, ki jo spet zadovolji povratno sporočilo.

V praksi bi to izgledalo tako, da zaposleni nekaj naredi narobe in ga vodja prezre. V drugem primeru zaposleni naredi odlično, doseže cilj in ga vodja spet niti ne opazi. Znanci bi rekli, kako dobrega šefa ima, da ga pusti pri miru, zaposleni pa se počuti, kot da vodji ni mar zanj.

Oblike uporabe

Povratno sporočilo ima najpomembnejšo vlogo, da preko tega drugi vedo, da nam je mar za njih in da je drugim mar za nas. Povratno sporočilo ima takrat odnosno vlogo. Ste kdaj v službi kaj naredili, dali, prispevali in niste dobili nobene informacije nazaj? Sodelavci so vas pohvalili, vendar ste se počutili prazno, ker ste želeli in pričakovali, da vas bo pohvalila šefica ali šef. Ste dobili občutek, da ji ni mar za vas? Greste na razgovor za službo in ne dobite informacije po srečanju. Slabo se ne počutite zaradi informacij o razgovoru, temveč zaradi odnosa, ki ga imajo do vas (in verjetno tudi do drugih). Povratno sporočilo je najprej nosilec odnosa in šele potem nosilec informacij. Vsem ljudem ne damo dovoljenja, da vplivajo na nas, prav tako tudi nimamo dovoljenja od vseh ljudi, da vplivamo na njih, zato se odsotnost povratnega sporočila ljudi še posebej močno dotakne, a žal v negativno smer.

Priporočam, da bi ljudje povratno sporočilo prejemali čim bolj pogosto, priporočljivo na nekje petnajst minut. Bazični cikel delovanja naše nevrologije je, da na vsakih petnajst minut dobimo informacijo o delovanju. Ker so delovni procesi pogosto zamudni, slabo organizirani in se zaposleni nekritično usmerjajo v delo, imajo v organizaciji le redko možnost, da povratna sporočila sploh dajejo, kaj šele vsakih petnajst minut. Posledica je, da se ljudje počutijo odnosno neizpolnjeni, saj niso zadovoljene njihove psihološke in odnosne potrebe. Kot olajševalno okoliščino lahko štejemo, da vsako povratno sporočilo ne rabi biti zelo organizirano in strukturirano. Pomembno je že, da nekomu damo pozornost na primer v smislu »to si pa dobro povedal, razmišljal, naredil.« »Dobre ideje imaš.« Nate se lahko zanesem.« »Kaj si misliš o tem …?« »Hvala za dokument.« »Prejel sem tvoj dopis.« »Ker sem zaseden ti odgovorim do konca dneva.« Pomen ni v rezultatu, temveč v upoštevanju in prepoznavanju ljudi in njihovih notranjih potreb.

Povratno sporočilo je osnovni prinašalec odnosov nasploh. Zelo pogosto z nekaterimi komuniciramo izključno s pomočjo povratnih sporočil. V organizacijah je povratno sporočilo nosilec odnosov. Kjer so povratna sporočila pogosta, so ljudje povezani in v skupinah delujejo učinkovito. Kjer povratnih sporočil ni, ljudje niso povezani. Dinamika, ki jo ljudje doživljamo ali smo vključeni ali ne, je posledica povratnih sporočil. Lahko so informacije, pohvale, mnenja, smernice za delo, obvestila o spremembah, potrditve, nagrade, komentarji ali kritike. Vse to so povratna sporočila, ki nam dajo informacijo, da smo opaženi, kje smo, kam gremo, ali smo na pravi poti, kaj naj spremenimo ali ohranimo itd.

Druga pomembna vloga povratnega sporočila je, da je samo povratno sporočilo naša motivacija. Naša motivacija je večja, kadar delamo stvari, ki imajo krajše povratne informacije kot tiste, kjer povratno informacijo dobimo šele po daljšem času. Na primer pri igranju košarke, nogometa, odbojke ali namiznih igrah, igrah s kartami, dobivamo povratne informacije že na nekaj minut. Sam namen igre ni v dogajanju, temveč v zaključku, ko dosežemo zastavljeno. Nasprotno pa nas ne motivira končni rezultat, temveč kratke vmesne faze. Posamična igra, met na koš, zadetek gola ali organizacijsko pripravljena pogodba, poslan dopis, potrditev vloge za dopust vsebujejo kratke povratne informacije. Rezultat na koncu je le posledica aktivnosti in motivacije za te krajše naloge.

Razumevanje potreb našega živčevja po kratkih povratnih ciklih informacij je pomembno tudi pri doseganju ciljev. Veliko lažje in bolj uspešno dosežemo dolgoročne in velike cilje tako, da jih razdelimo na manjše, etapne cilje. Motivacija, ki nas bo spodbujala in usmerjala do končnega cilja, je odvisna od krajših ciklov.

Možno je tudi, da gremo kdaj prevečkrat po povratne informacije in takrat to ni v redu. Na primer Nekajkrat pogledamo v telefon, čeprav imamo priključene zvoke in bi v vsakem primeru slišali tako klic kot tudi besedilno sporočilo. Podobno je tudi s (pre)pogostim preverjanjem elektronske pošte. Ob pretiranem iskanju povratnih informacij lahko govorimo o zametkih odvisnosti, zagotovo pa je to nefunkcionalna poraba časa. Pojav, ki je povezan z razvojem tehnologije, saj je pred uporabo pametnih telefonov in elektronskih pošt zelo malo ljudi vsak dan večkrat preverjalo fizični poštni nabiralnik. Moderna orodja so prinesla mnogo koristi in tudi marsikatero slabost.

Najpogosteje obravnavana uporaba povratnih sporočil je usmerjanje procesov. Tehnično gledano gre za povratne informacije za spreminjanje naslednjega dejanja. Povratne informacije so bistvene za delovanje in preživetje vseh mehanizmov, ki jih najdemo v živi in neživi naravi, ter v sistemih, ki jih je ustvaril človek, kot so, na primer, izobraževalni sistem in gospodarstvo. Kot dvosmerni tok se povratne informacije povezujejo v sporočila z namenom prenosa teh informacij in so neločljivo povezana z vsemi interakcijami, bodisi človek-človek, človek-stroj ali stroj-stroj. V organizacijskem kontekstu je povratno sporočilo tisto sporočilo, ki je poslano subjektu (posamezniku ali skupini) tako, da lahko prilagodi svoje sedanje in prihodnje obnašanje, da doseže želeni rezultat. Lahko je to delo, priprava dokumentacije, učenje, gradnja, šport itd. S povratnimi sporočili poskrbimo, da se proces korigira in naredi bolj učinkovit ali pa ga vzdržujemo v delujočem stanju, kadar je učinkovit.

Učinkovanje

Če vodja želi povečati svoj vpliv, svojo moč, vlogo in pomen, ki ga ima v organizaciji mora povečati število povratnih sporočil. Velja tudi nasprotno, če se želimo nekoga znebiti, zmanjšamo število povratnih sporočil tej osebi. S tem ga izločimo od informacij in iz odnosa.

Povabilo za učinkovito delovanje posameznikov in skupin je, da povratna sporočila usmerimo v rešitve, se pravi v tista delovanja in vedenja, ki jih vodje želijo od zaposlenih in popolnoma opustiti tista povratna sporočila, ki temeljijo na nefunkcionalnih vedenjih tipa »ne zamujaj, ne delaš prav, naredil si napako, še vedno ni prav, stokrat sem ti že povedal« in podobno.

Realnost pa je žal pogosto ravno nasprotna. Če že, je v podjetjih slišati prav tista povratna sporočila, ki jih ne bi smelo biti. Ni presenečenje, da zaposleni govorijo, da jim manjka odnosov. Sporočilo zaposlenih je namreč prav v tem, da nimajo povratnih sporočil. Če pa že so, so prevečkrat v obliki kritik.

Pomembna vloga, ki jo ima povratno sporočilo, je tudi vplivanje. Ko opazite, da ne morete vplivati na ljudi, da vpliv ni primeren, da ni učinkovitosti, pripadnosti in povezanosti imate vnaprej predpisan recept, ki se mu reče, ponovno, povratno sporočilo. Vedno, ko želimo vplivati, to delamo s povratnimi sporočili. Način, da ne rečemo nič in čakamo, da oseba dojame sama, je slab in ne deluje. Najhitrejši in najučinkovitejši način je, da preprosto povemo.

Vplivanje je pomembno predvsem za vodje, saj je prva naloga vodenja ta, da drugim ljudem vrinemo svoje zamisli. To, da vodja vpliva na druge in vriva svoje ideje, doseže lažje, če izbere način povratnega sporočila, s katerim bo poskrbel, da bo odnosno sprejemljiv tudi za druge.

Način uporabe

Priporočam uporabo povratnega sporočila kadar koli in kjer koli je le mogoče. Je najcenejše zdravilo s širokim spektrom delovanja, ki garantira rezultate. Kako ga uporabljamo s primeri iz prakse, pa vas seznanim v nadaljevanju članka v mesecu juniju.

Denis Hilčer, poslovni trener in coach, www.kadroom.si

Prijavite se na e-novice,
obveščali vas bomo o novostih
PRIJAVA


©2017-2019 Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije. Vse pravice pridržane.
Podjetno

Povratno sporočilo je zdravilo za večjo učinkovitost

avgust 2019  |   OZS

V podjetjih se dnevno dogaja, da je potrebno korigirati in usmerjati kakšen proces, vplivati na zaposlene, stranke, komunicirati na odnosno primeren način in hkrati tudi motivirati zaposlene, da opravijo svoje naloge. Odgovorni v podjetjih porabijo precejšnja sredstva za rešitve na omenjene zahteve, hkrati pa se ne zavedajo, da obstaja učinkovita, preprosta in hitro naučljiva rešitev. Povratno sporočilo zadovoljuje prav vsem kriterijem za uporabo, hkrati pa dodaja še del, ki je pomemben prejemnikom povratnega sporočila, saj skrbi za dobre odnose.

V želji po doseganju ciljev se v podjetjih pogosto zgodi, da se vsi viri usmerijo v doseganje ciljev, zaposleni, ki cilje dosegajo, pa prehitro pozabijo. S povratnimi sporočili poskrbimo, da bodo zaposleni še bolje opravljali svoje delo. Upam si trditi, da ne le še bolje, temveč da ga sploh bodo. Pomembna motivacija v podjetjih so namreč odnosi, natančneje dobri odnosi. Po raziskavah naj bi celo do 70 % zaposlenih navedlo, da so delovno mesto zamenjali zaradi slabih odnosov.

Lahko bi šli raziskovat, katere potrebe vse zadovoljuje povratno sporočilo. Imate kdaj potrebo, da poveste svojo zamisel, idejo, pogled, da daste svoje mnenje ali komentar? S povratnim sporočilom boste zadovoljili potrebo po vplivanju. Ste kdaj nekaj naredili, pa niste čisto dobro vedeli, kaj si drugi mislijo, ali je nekaj v redu ali ni, deluje v praksi ali ne, je nekaj na pravem mestu itd. S povratnim sporočilom jim damo dovoljenje, da vplivajo nazaj na nas in nam dajejo potrditve ali kritike. Če jim je bilo v redu, se nas dotakne, in če jim ni bilo v redu, se nas tudi dotakne. V ozadju je potreba, da drugi vplivajo na nas, ki jo spet zadovolji povratno sporočilo.

V praksi bi to izgledalo tako, da zaposleni nekaj naredi narobe in ga vodja prezre. V drugem primeru zaposleni naredi odlično, doseže cilj in ga vodja spet niti ne opazi. Znanci bi rekli, kako dobrega šefa ima, da ga pusti pri miru, zaposleni pa se počuti, kot da vodji ni mar zanj.

Oblike uporabe

Povratno sporočilo ima najpomembnejšo vlogo, da preko tega drugi vedo, da nam je mar za njih in da je drugim mar za nas. Povratno sporočilo ima takrat odnosno vlogo. Ste kdaj v službi kaj naredili, dali, prispevali in niste dobili nobene informacije nazaj? Sodelavci so vas pohvalili, vendar ste se počutili prazno, ker ste želeli in pričakovali, da vas bo pohvalila šefica ali šef. Ste dobili občutek, da ji ni mar za vas? Greste na razgovor za službo in ne dobite informacije po srečanju. Slabo se ne počutite zaradi informacij o razgovoru, temveč zaradi odnosa, ki ga imajo do vas (in verjetno tudi do drugih). Povratno sporočilo je najprej nosilec odnosa in šele potem nosilec informacij. Vsem ljudem ne damo dovoljenja, da vplivajo na nas, prav tako tudi nimamo dovoljenja od vseh ljudi, da vplivamo na njih, zato se odsotnost povratnega sporočila ljudi še posebej močno dotakne, a žal v negativno smer.

Priporočam, da bi ljudje povratno sporočilo prejemali čim bolj pogosto, priporočljivo na nekje petnajst minut. Bazični cikel delovanja naše nevrologije je, da na vsakih petnajst minut dobimo informacijo o delovanju. Ker so delovni procesi pogosto zamudni, slabo organizirani in se zaposleni nekritično usmerjajo v delo, imajo v organizaciji le redko možnost, da povratna sporočila sploh dajejo, kaj šele vsakih petnajst minut. Posledica je, da se ljudje počutijo odnosno neizpolnjeni, saj niso zadovoljene njihove psihološke in odnosne potrebe. Kot olajševalno okoliščino lahko štejemo, da vsako povratno sporočilo ne rabi biti zelo organizirano in strukturirano. Pomembno je že, da nekomu damo pozornost na primer v smislu »to si pa dobro povedal, razmišljal, naredil.« »Dobre ideje imaš.« Nate se lahko zanesem.« »Kaj si misliš o tem …?« »Hvala za dokument.« »Prejel sem tvoj dopis.« »Ker sem zaseden ti odgovorim do konca dneva.« Pomen ni v rezultatu, temveč v upoštevanju in prepoznavanju ljudi in njihovih notranjih potreb.

Povratno sporočilo je osnovni prinašalec odnosov nasploh. Zelo pogosto z nekaterimi komuniciramo izključno s pomočjo povratnih sporočil. V organizacijah je povratno sporočilo nosilec odnosov. Kjer so povratna sporočila pogosta, so ljudje povezani in v skupinah delujejo učinkovito. Kjer povratnih sporočil ni, ljudje niso povezani. Dinamika, ki jo ljudje doživljamo ali smo vključeni ali ne, je posledica povratnih sporočil. Lahko so informacije, pohvale, mnenja, smernice za delo, obvestila o spremembah, potrditve, nagrade, komentarji ali kritike. Vse to so povratna sporočila, ki nam dajo informacijo, da smo opaženi, kje smo, kam gremo, ali smo na pravi poti, kaj naj spremenimo ali ohranimo itd.

Druga pomembna vloga povratnega sporočila je, da je samo povratno sporočilo naša motivacija. Naša motivacija je večja, kadar delamo stvari, ki imajo krajše povratne informacije kot tiste, kjer povratno informacijo dobimo šele po daljšem času. Na primer pri igranju košarke, nogometa, odbojke ali namiznih igrah, igrah s kartami, dobivamo povratne informacije že na nekaj minut. Sam namen igre ni v dogajanju, temveč v zaključku, ko dosežemo zastavljeno. Nasprotno pa nas ne motivira končni rezultat, temveč kratke vmesne faze. Posamična igra, met na koš, zadetek gola ali organizacijsko pripravljena pogodba, poslan dopis, potrditev vloge za dopust vsebujejo kratke povratne informacije. Rezultat na koncu je le posledica aktivnosti in motivacije za te krajše naloge.

Razumevanje potreb našega živčevja po kratkih povratnih ciklih informacij je pomembno tudi pri doseganju ciljev. Veliko lažje in bolj uspešno dosežemo dolgoročne in velike cilje tako, da jih razdelimo na manjše, etapne cilje. Motivacija, ki nas bo spodbujala in usmerjala do končnega cilja, je odvisna od krajših ciklov.

Možno je tudi, da gremo kdaj prevečkrat po povratne informacije in takrat to ni v redu. Na primer Nekajkrat pogledamo v telefon, čeprav imamo priključene zvoke in bi v vsakem primeru slišali tako klic kot tudi besedilno sporočilo. Podobno je tudi s (pre)pogostim preverjanjem elektronske pošte. Ob pretiranem iskanju povratnih informacij lahko govorimo o zametkih odvisnosti, zagotovo pa je to nefunkcionalna poraba časa. Pojav, ki je povezan z razvojem tehnologije, saj je pred uporabo pametnih telefonov in elektronskih pošt zelo malo ljudi vsak dan večkrat preverjalo fizični poštni nabiralnik. Moderna orodja so prinesla mnogo koristi in tudi marsikatero slabost.

Najpogosteje obravnavana uporaba povratnih sporočil je usmerjanje procesov. Tehnično gledano gre za povratne informacije za spreminjanje naslednjega dejanja. Povratne informacije so bistvene za delovanje in preživetje vseh mehanizmov, ki jih najdemo v živi in neživi naravi, ter v sistemih, ki jih je ustvaril človek, kot so, na primer, izobraževalni sistem in gospodarstvo. Kot dvosmerni tok se povratne informacije povezujejo v sporočila z namenom prenosa teh informacij in so neločljivo povezana z vsemi interakcijami, bodisi človek-človek, človek-stroj ali stroj-stroj. V organizacijskem kontekstu je povratno sporočilo tisto sporočilo, ki je poslano subjektu (posamezniku ali skupini) tako, da lahko prilagodi svoje sedanje in prihodnje obnašanje, da doseže želeni rezultat. Lahko je to delo, priprava dokumentacije, učenje, gradnja, šport itd. S povratnimi sporočili poskrbimo, da se proces korigira in naredi bolj učinkovit ali pa ga vzdržujemo v delujočem stanju, kadar je učinkovit.

Učinkovanje

Če vodja želi povečati svoj vpliv, svojo moč, vlogo in pomen, ki ga ima v organizaciji mora povečati število povratnih sporočil. Velja tudi nasprotno, če se želimo nekoga znebiti, zmanjšamo število povratnih sporočil tej osebi. S tem ga izločimo od informacij in iz odnosa.

Povabilo za učinkovito delovanje posameznikov in skupin je, da povratna sporočila usmerimo v rešitve, se pravi v tista delovanja in vedenja, ki jih vodje želijo od zaposlenih in popolnoma opustiti tista povratna sporočila, ki temeljijo na nefunkcionalnih vedenjih tipa »ne zamujaj, ne delaš prav, naredil si napako, še vedno ni prav, stokrat sem ti že povedal« in podobno.

Realnost pa je žal pogosto ravno nasprotna. Če že, je v podjetjih slišati prav tista povratna sporočila, ki jih ne bi smelo biti. Ni presenečenje, da zaposleni govorijo, da jim manjka odnosov. Sporočilo zaposlenih je namreč prav v tem, da nimajo povratnih sporočil. Če pa že so, so prevečkrat v obliki kritik.

Pomembna vloga, ki jo ima povratno sporočilo, je tudi vplivanje. Ko opazite, da ne morete vplivati na ljudi, da vpliv ni primeren, da ni učinkovitosti, pripadnosti in povezanosti imate vnaprej predpisan recept, ki se mu reče, ponovno, povratno sporočilo. Vedno, ko želimo vplivati, to delamo s povratnimi sporočili. Način, da ne rečemo nič in čakamo, da oseba dojame sama, je slab in ne deluje. Najhitrejši in najučinkovitejši način je, da preprosto povemo.

Vplivanje je pomembno predvsem za vodje, saj je prva naloga vodenja ta, da drugim ljudem vrinemo svoje zamisli. To, da vodja vpliva na druge in vriva svoje ideje, doseže lažje, če izbere način povratnega sporočila, s katerim bo poskrbel, da bo odnosno sprejemljiv tudi za druge.

Način uporabe

Priporočam uporabo povratnega sporočila kadar koli in kjer koli je le mogoče. Je najcenejše zdravilo s širokim spektrom delovanja, ki garantira rezultate. Kako ga uporabljamo s primeri iz prakse, pa vas seznanim v nadaljevanju članka v mesecu juniju.

Denis Hilčer, poslovni trener in coach, www.kadroom.si

Prijavite se na e-novice,
obveščali vas bomo o novostih
PRIJAVA


©2017-2019 Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije. Vse pravice pridržane.